قانون پارکینسون، قانونی است که همۀ ما تجربه‌اش کردیم و خبر هم نداشتیم که چقدر زمانمان را الکی‌الکی صرف کارهایی کردیم که اصلاً وقت زیادی – حداقل به اندازه‌ای که فکر می‌کردیم – نیاز نداشتند.
بگذارید برگردیم به تاریخ . . .
در تاریخ 19 نوامبر سال 1955 میلادی، یک آقایی به اسمِ سیریل نورث‌کوت پارکینسون که نویسنده و تاریخدان بود، یک مقاله مثل همین مقاله‌ای که الان دارید می‌خوانید، برای نشریه‌ای به اسم اکونومیست نوشت. (مقاله کامل ایشون!)
این همه وقت این بنده خدا یک قانون مهم که تویِ زندگی همه ما وجود داشته را گفته ولی درصد کمی از ما واقعاً سراغش رفتیم تا ببینیم چی هست و باید چه کاری کرد؟
قانون پارکینسون: داستان یک زن و کارت پستالش!
ما که ندیدیم! ولی خُب جنابِ پارکینسون عزیز، اولین بار با داستان یک خانمی شروع کرد که قرار بود یک کارت پستال برای خواهرزاده‌اش بفرستد. پارکینسون خیلی دقیق، مشخص کرد که این خانم برای هر کار، چقدر زمان صرف کرده. جالب است بدانید که اینطور که آقای پارکینسون مشخص کرده بود، تویِ یک چشم برهم زدن، خانم مارگاریتا (یهویی اسم انتخاب کردم؛ واقعی نیست!) یک ساعت از زمانش را فقط برای پیدا کردن کارت پستال و یک ساعت دیگر هم برای پیدا کردن یک عینک صرف کرده بود! عجیب نیست یکم؟
باز جالب‌ترش بنظرم قسمت چتر بود؛ آخه آدم بیست دقیقه از وقتش را صرف این می‌کند که چتر ببرد یا نه؟
شاید شما هم وقتی این ساعت‌ها را دیده باشید، کمی بخندید و برایتان هم حسابی عجیب باشد؛ ولی واقعاً چند درصد از ماها، مثل خانم مارگاریتا نیستیم؟ چند نفر از شماهایی که این مقاله را می‌خوانید، اگر جایِ خانم مارگاریتا بودید، تویِ سه سوت تصمیم می‌گرفتید که چتر ببرید یا نه؟
فکر کنم یک حدس‌هایی درباره این قانون زده باشید؛ ولی خُب بیایید باهم یک تعریف مَشتی ازش ببینیم.
قانون پارکینسون چیست؟
اگر بخواهم خیلی ساده بگویم، حرفِ حساب قانون پارکینسون این است که شما برای هر کاری، به همان اندازه‌ای که زمان برایش در نظر گرفته باشید، زمان صرف می‌کنید.
یعنی مثلاً کار X (که شاید 2 روز برایش کافی باشد) را وقتی مشخص کنید که در یک هفته باید انجام شود، شرایط طوری پیش می‌رود که تمام یک هفته را به همین کار اختصاص می‌دهید. پس یعنی کلاً منظور از قانون پارکینسون، این است که ما همیشه تا قطرۀ آخر از زمانی که برای کاری در نظر گرفتیم را مصرف می‌کنیم.
حالا یعنی ما تویِ بقیه چیزها، مثل منابع انسانی و بحث‌های مالی، چنین چیزی را نداریم؟ معلومه که داریم!
پس بیایید یکم کلی‌تر به قضیه نگاه کنیم و باهم یک قانون براساس قانون پارکینسون بسازیم:
قانون آرین سلیمانی و بچه‌ها میگه که شما به هر اندازه‌ای که منابع (حالا زمان یا هرچی) برای کاری درنظر بگیرین، واقعاً همونقدر هم از منابع استفاده می‌کنین. یعنی از تمام منابعی که برای یک کار در نظر گرفتین، استفاده می‌کنین.
مثلاً تویِ بحث پول و درآمد، خیلی واضح است که اکثر مردم وقتی درآمدشان زیادتر شود (در شرایط یکسان)، هزینه‌هایشان هم بالاتر می‌رود!
از دو دیدگاه می‌توانیم این قانون را ببینیم:
قانون پارکینسون از نگاه مثبت
اگر بخواهیم قضیه را مثبت ببینیم، باید برویم سراغِ اینکه چطور از قانون پارکینسون استفاده کنیم. یعنی چون پارکینسون می‌گوید هر کاری به همان اندازه‌ای که زمان برایش در نظر می‌گیریم، طول می‌کشد، پس خیلی خوب می‌شود از هر چقدر زمانی که در ذهن‌مان برای یک کار در نظر داریم، زمان کمتری را مشخص کنیم. مثلاً اگر فکر می‌کنیم یک کاری یک هفته زمان می‌برد، بگوییم باید 3 روزه تمامش کنیم.
قانون پارکینسون از نگاه منفی
دیدگاه منفی که بنظر من درست‌تر هم هست و این مقاله را بر همین اساس ادامه می‌دهم، یعنی اینکه چون اصل پارکینسون می‌گوید هر کاری به همان اندازه‌ای که زمان برایش در نظر می‌گیریم، طول می‌کشد، باید راه‌هایی برای غلبه بر این قانون پیدا کنیم. یعنی کاری کنیم که وقتی کاری در حالت نرمال 3 روز زمان نیاز دارد، یک هفته طول نکشد.
چند نمونه از قانون پارکینسون در دنیای واقعی
برای اینکه خیلی بهتر و دقیق‌تر این قانون را متوجه شوید و ببینید که چقدر در زندگی‌تان به شما نزدیک بوده، چند تا نمونه خوب همین‌جا برایتان می‌نویسم.
نکتۀ مهم: شما هم حتماً و حتماً تویِ بخش دیدگاه‌ها در انتهای مقاله، چند مثال و نمونه دیگر از قانون پارکینسون را بنویسید.
- پروژۀ کاری؛ چیزی که خیلی‌ها درگیرش هستند. مثلاً وقتی دلشان قرص است که برای طراحی سایت 2 ماه زمان دارند، در 2 ماه انجامش می‌دهند؛ درصورتی که شاید می‌توانستند تویِ 1 ماه هم قالِ قضیه را بکنند!
- تکالیف دوران مدرسه را که عقب می‌انداختیم، یکی از نمونه‌های قانون پارکینسون است. همیشه فکر می‌کردیم مثلاً هنوز وقت هست و کلی وقت برایشان می‌گذاشتیم. همین پِیک نوروزی اگر یادتان باشد 99 درصدمان تمام عید را کِشش می‌دادیم؛ در صورتی که یکی دوروزه هم کاملش می‌کردیم!
- اگر تا حالا دنبال راه‌اندازی کسب و کار رفته باشید، مطمئنم که اگر یک نگاهی به گذشته بیاندازید، می‌بینید که بعضی کارها را با 70 درصد منابع و تجهیزاتی که خرج کردید هم می‌توانستید انجام دهید؛ ولی خُب به همان اندازه‌ای که برایشان منابع در نظر گرفته بودید، مصرف هم کردید.
چرا درگیر قانون پارکینسون می‌شویم؟
تا اینجا متوجه شدید که قانون پارکینسون چیست و از کجا سر و کله‌اش پیده شده. حرف مختصر این قانون این بود که هر کاری، تا مصرف تمام زمان (منابعی) که برایش در نظر می‌گیریم، طول می‌کشد.
از آنجایی که مطمئنم خیلی از شماها درگیر این قانون هستید و برای کارهایتان تمام منابع‌تان را مصرف می‌کنید، فکر می‌کنم بد نیست قبل از اینکه باهم برویم سراغِ راه‌های مبارزه، دربارۀ اینکه چرا اصلاً درگیرش می‌شویم، گپی بزنیم.
به نظر من، دلیل اینکه درگیر قانون پارکینسون می‌شوید این است که:
- وقتی برای یک کاری مثلاً 6 ماه زمان دارید، با خودتان می‌گویید حتماً کار خیلی سخت و پیچیده‌ای است که برایش زمان طولانی نیاز است. یعنی یک‌جورایی خیلی بیش از اندازه بعضی از پروژه‌ها و کارها را بزرگ و پیچیده تصور می‌کنید.
- خیلی وقت‌ها هم بخاطر اینکه کار یا برنامه دیگری ندارید و یا اصلاً بخاطر زودتر تمام کردن کاری پاداشی نصیبتان نمی‌شود، مشکلی هم برای کِش دادنش ندارید.
- قطعاً دلیل خیلی مهم دیگرش هم این است که معمولاً در زمان بیشتر، استرس و فشار روانی کمتری را تحمل می‌کنید. البته که باید مدیریت استرس را یاد بگیرید تا در زمان کمتری کاری را انجام بدهید؛ نه اینکه بخاطر فرار از استرس تمام زمان‌تان را مصرف کنید.
- دلیل دیگری هم که فکر می‌کنم هست، احساس شکی است که برای زودتر انجام دادن یک کاری دارید. مثلاً با خودتان می‌گویید خُب اگر من فلان کار را با انقدر زمان و منابع انجام بدهم، از کیفیت کار چیزی کم نمی‌شود؟
این چند تا موردی که توضیح دادم فقط 4 مورد از هزاران دلیلی بودند که درگیر قانون پارکینسون می‌شوید. امّا به هر حال شما نباید با این دلایل خودتان را توجیه کنید. مثلاً همین بحثِ شک داشتن، تا یک جاهایی طبیعی است. ولی اینکه بخاطرش کارتان را کِش بدهید، منطقی نیست دیگه!
حالا نگران نباشید؛ الان باهم می‌رویم سراغِ یکسری راه‌ها برای خارج شدن از این اوضاع!
چند راهکار برای مدیریت قانون پارکینسون
همان اول توضیح دادم که به قانون پارکینسون می‌شود از دو دیدگاه نگاه کرد. یکی دیدگاه مثبت بود و یکی منفی. به هر حال این راه کارهایی که قرار است بگویم، برای هر دیدگاهی که داشته باشید، به کارتان می‌آیند. با استفاده از این راهکارها، قرار است بتوانید قانون پارکینسون را مدیریت کنید.
بریم ببینیم اولین راهکار برای جلوگیری از مصرف تمام زمان چی هست 😊
1) برنامه‌ریزی پله‌ای
خیلی از کارهایی که برایشان یک مدت زمان مشخص یا منابع معلومی داریم، به این دلیل طول می‌کشند که هیچوقت به اجزای کوچک‌کوچک تقسیمش نکردیم. یعنی مثلاً با خودمان گفتیم “فلان پروژه باید تویِ 3 ماه انجام بشه؛” همین!
برنامه‌ریزی پله‌ای، یکی از بهترین روش‌هایی است که می‌توانید به کمک آن منابع‌تان (مخصوصاً زمان) را به اندازه مصرف کنید. در این نوع برنامه‌ریزی، شما باید پروژه‌تان به چند بخش بشکنید و برایش چند گام مشخص کنید. فقط هم هر بار گام بعدی‌تان را ببینید. ضمناً فراموش نکنید برای هر گام، باید یک ددلاین مشخص کنید.
اگر یکی دوباری این کار را تست کنید، مطمئن باشید که نتیجۀ خیلی خوبی می‌گیرید. اصلاً یک لحظه به این موضوع فکر کنید؛ شما برایتان تصور اینکه باید یک پروژه طراحی سایت را در 3 ماه انجام دهید، راحت‌تر است یا اینکه بدانید باید در 2 روز آینده، تمام خریدهای اولیه مورد نیازش مثل هاست و دامنه را انجام بدهید؛ 2 هفته بعدی بروید سراغِ طراحی و ایده‌های اولیه صفحات و همینطور تا آخر؟
2) انتخاب بهینه
یکی دیگر از روش‌هایی که اگر بتوانید خوب انجامش بدهید، می‌توانید حسابی جلویِ مصرف شدن تمام زمان و منابع‌تان را بگیرید، روش “انتخاب بهینه” است. حالا این روش اصلاً چی هست؟
ببینید، قطعاً کار یا کارهایی که قرار است شما انجام بدهید، یکسری قسمت‌های مختلف دارد. همۀ این قسمت‌ها مهم هستند؛ چون بالاخره در کنار هم کار شما را تکمیل می‌کنند. ولی قبول کنید که بعضی از این قسمت‌ها مهم‌تر از بقیه هستند.
یادتان است روش اول، ددلاین برای هر قسمت انتخاب می‌کردید؟ روش انتخاب بهینه، یعنی اینکه بیایید اول از همه ترتیب اهمیت کارها را مشخص کنید. مثلاً اگر کارتان 5 قسمت دارد، بر اساس میزان اهمیتی که دارند، مرتبشان کنید. حالا برای هر کدام که اهمیت بیشتری دارند، زمان کمتری اختصاص بدهید.
چرا؟
چون کارهای کم اهمیت یا ساده، قطعاً زمان کمی نیاز دارند؛ ولی این کارهای پیچیده و مهم‌تر هستند که معمولاً حسابی زمانمان را حتی بیشتر از چیزی که نیاز دارند، می‌گیرند. وقتی برای کارهای مهم‌تر، زمان کمتری در نظر بگیرید، مطمئن باشید که خیلی‌خیلی زودتر از زمانی که اول برای کلِ پروژه مشخص کرده بودید، کارتان را تمام می‌کنید.
3) یا همین الان، یا هیچوقت!
برنامه‌ریزی اصلاً بد نیست و اتفاقاً اگر واقعاً بتوانید برنامه روزانۀ خوبی بچینید، مطمئن باشید در هر کاری نتیجۀ خوبی هم می‌گیرید. البته منظورم برنامه‌ریزی برای کارهای وقت‌گیر و مهم است. چندان هم درست نیست که برای کارهای ساده که تویِ چند ثانیه هم انجام می‌شوند، برنامه‌ریزی کنید.
مثلاً من خیلی‌ها را می‌بینم که داخِل برنامه‌شان نوشتند: “تماس با فلانی”. در صورتی که اگر تماس کوتاهی قرار است با یک نفر بگیرید، اصلاً نیاز نیست هِی منتظر بمانید تا موقع‌اش برسد. سریع قالِ قضیه را بکنید. البته منظورم واقعاً پاسخ دادن‌های کوتاه بود نه در حدّ جلسه!
این یک مثال بود. امّا کلاً بیخیالِ این شوید که کارهای خیلی کوچک را وارد برنامه‌تان کنید. سعی کنید چنین کارهایی را دقیقاً همان لحظه که پیش می‌آیند انجام بدهید تا الکی‌الکی برنامه‌تان را شلوغ نکنید. (وقتی تعداد کارا بره بالا، ناخودآگاه حتی با فکر کردن بهشون خسته میشین و خیلی هر کاریو طول میدین).
4) تزریق انگیزه و البته، ترس!
قبول کنید که انگیزه برای هر کاری، خیلی کمکتان می‌کند تا سریع‌تر تمامش کنید. یکی از دلایلی که همیشه بخشی از کارهایمان را ممکن است عقب بیاندازیم و هِی امروز و فردا کنیم، نداشتن انگیزه است. وقتی کسی انگیزه نداشته باشد، برایش آنچنان مهم نیست که حالا یک کاری زودتر انجام شود.
به نظر من ترکیب ترس و انگیزه خیلی خیلی برای مدیریت قانون پارکینسون به کارتان می‌آید. مثلاً اگر به شما بگویند که اگر فلان پروژه را زودتر تمام کنید، پاداش خوبی می‌گیرید، انگیزه‌تان برای زودتر تمام کردنش بیشتر می‌شود.
خیلی وقت‌ها هم برعکس این است. گاهی اوقات اگر یک کاری را الکی کِش بدهید، خیلی از تفریحات، فرصت‌های کاری و چیزهای باارزش دیگر را از دست می‌دهید. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنم همیشه گوشۀ ذهنتان به این موضوع هم فکر کنید که کِش دادن یک کار، چه چیزهایی را از شما می‌گیرد.
همین ترکیب انگیزه و ترس، باعث می‌شود تا کارهایتان را زودتر از زمانی که برایش در نظر گرفته شده بود، تمام کنید.
ایلان ماسک، اول انگیزه بوده و بعداً دست و پا درآورده. شاید شنیده باشین که این شخص، حرفش اینه که باید کار 2 ساله رو در مدت زمانی مثل 3 ماه انجام داد. چرا باید 2 سال وقت گذاشت تا ببینین میشه یا نه. میبینین چطوری با استفاده از انگیزه، تونسته مثل یک مرد، مقابل قانون پارکینسون واسته؟
خلاصه اینکه . . .
الان که دربارۀ قانون پارکینسون اطلاعاتی به دست آوردید، به نظرم خیلی خوب می‌شود که به زمان‌ها و منابعی که بخاطر یکسری کارها الکی‌الکی خرجشان کردید، فکر کنید. بد نیست وقتی مشغول فکر کردن هستید، چیزهایی که می‌توانستید با زودتر تمام کردن کارها یا کمتر خرج کردن منابع به دست بیاورید هم مرور کنید.
این را فقط برای این گفتم که دوباره تکرارش نکنید. 4 نکته‌ای که برای مدیریت قانون پارکینسون گفتم را چندین و چند بار بخوانید و هر بار سعی کنید بهتر از دفعۀ قبل باشید.
خُب اینم از این قانونِ مهم!
(راستی؛ یادتون نشه که حتماً از تجربه خودتون هم تویِ کامنت‌ها بنویسین).