وقتی نوبت به استخدام کارمند می‌رسد، خیلی‌ها فکر می‌کنند همینکه آگهی بزنند و منتظر رزومه‌ها باشند، یعنی استخدام کردن نیرو!
همین طرز فکرهاست که باعث شده طبق یکسری آمارها که glassdoor منتشر کرده، بیش از 95 درصد کسب و کارها، اصلاً از اول تا آخر مسیر استخدام را اشتباه بروند.
از آنجایی که استخدام نیرو در هر کسب و کاری، اهمیت بسیار زیادی دارد، گفتم شاید خوب باشد گام به گام استخدام را برایتان بگویم تا بخاطر به کارگیری اشتباه یک نفر، کسب و کارتان را نابود نکنید.
باور کنید جدی می‌گویم؛ خیلی از کسب و کارها بودند که بخاطر یک نفر اشتباه، خیلی چیزها را از دست داده‌اند.
خب؛ بریم ببینیم گام به گام استخدام نیرو، چه مواردی هستند . . .
چطور نیرو استخدام کنیم؟
راستش را بخواهید، اگر قرار بود خیلی ریز بشوم و هر مورد جزئی را بگویم، همه چیز بهم ریخته می‌شد و مطمئنم از آخر هم از استخدام نیرو، چیز زیادی دستگیرتان نمیشد.
به نظر من، استخدام کردن کارمند در هر شرکتی، چه در مرحلۀ شروع و چه برای بهبود کسب و کار، 3 گام اصلی و اساسی دارد. یعنی هیچ چیز خارج از این 3 گام نیست. تمام کارهایی که نیاز است برای استخدام انجام بدهید، بالاخره زیرمجموعۀ یکی از این گام‌ها خواهند بود.
فراموش نکنین که بدون کارمندای خوب نه تنها رشدی نمی‌کنین، هر روز هم پسرفت میکنین و در نهایت، هر چی آرزو و هدف داشتین، نابود میکنین. پس گام به گام استخدام رو جدی بگیرین و چندین بار بخونینش!
گام اول: شرح شغل
شرح شغل، اولین گامی است که باید برای استخدام نیرو در نظر داشته باشید.
ببینید؛ شما وقتی قرار است کسی را استخدام کنید، باید هم برای خودتان و هم برای کسانی که قرار است به شرکت شما درخواست بدهند، مشخص باشد که قرار است چه کاری انجام شود.
فکر نکنید فقط منظورم از شرح شغل، این است که کاندیدها بفهمند پس از استخدام، چه کارهایی باید بکنند.
وقتی اجزای این گام را توضیح بدهم، بهتر متوجه می‌شوید.
اِلمان‌های شغل (موقعیت شغلی مورد نظر)
بگذارید اینطور بگویم.
فرض کنید قرار است یک حسابدار استخدام کنید. وقتی می‌گویم اِلمان‌های موقعیت شغلی، یعنی اینکه توقع دارید کسی که بعنوان حسابدار در شرکت شما استخدام می‌شود، چه کارهایی بکند؟
یکموقع شما حسابدار استخدام می‌کنید که فقط کارهای حسابداریتان را انجام بدهد و یکموقع هم می‌خواهید بجز حسابدار، یکسری دانش‌های مورد نیاز منشی را هم داشته باشد.
بنابراین همین اول، مشخص کنید که مثلاً برای فلان شغل که قرار است برایش کارمند استخدام کنید، باید درخواست دهندگان چه دانش و توانایی‌هایی داشته باشند.
قشنگ فکر کنید. فقط همین لحظه را نبینید و یکمی هم فکر آینده باشید. با خودتان فکر کنید ممکن است حسابدار شما، بجز یکسری کارهای حسابداری، چه کارهای دیگری را انجام بدهد؟
اگر این‌ها را مشخص کنید، کسی که به شما درخواست کار می‌دهد، از این موضوع اطلاع خواهد داشت و مشکلی هم ندارد؛ امّا اگر به او این‌ها را نگویید و بعدها کارهایش خارج از مواردی که ابتدا گفتید بشود، انگیزه و انرژی‌اش را از دست می‌دهد.
موارد ضروری و موارد ترجیحی
این مورد، با مورد قبلی ممکن است اشتباه بشود.
برای همین بگذارید با یک مثال جلو برویم . . .
فرض کنید پاییز است و هوا هم حسابی سرد؛ شما وقتی قرار است بیرون از خانه بروید، چون هوا سرد است، باید یک لباس گرم بپوشید. از طرفی، فصل پاییز است و احتمال دارد باران ببارد؛ شما برای این احتمال، ترجیح می‌دهید چترتان را هم برمی‌دارید.
شما میتوانید لباس گرم نپوشید امّا آسیب می‌بینید؛ میتوانید چترتان را برندارید، امّا اگر باران ببارد، خیس می‌شوید.
در استخدام کارمند هم همین است. اگر ویژگی‌هایی که باید کارمند شما در شرکتتان انجام بدهد را بگویید، مشکلی پیش نمی‌آید؛ ولی اگر یک ویژگی ضروری را از قلم بندازید، به کسب و کارتان آسیب می‌زنید. (موارد ضروری)
یکسری ویژگی‌ها هم قطعاً برایتان در اولویت هستند. اگر یک نفر به شما درخواست کار بدهد که آن ویژگی‌ها را داشته باشد، نسبت به دیگران اولویت دارد. بنابراین اگر احتمالاً بعدها نیازتان شود، مشکلی برایتان پیش نمی‌آید.
مثلاً برای استخدام یک حسابدار، موارد ضروری و ترجیحی می‌توانند این‌ها باشند:
- تسلّط کامل به آفیس
- تسلّط کامل به نرم افزار سپیدار
- حدّاقل 3 سال سابقه کار مرتبط
- .
- .
- ترجیحاً آشنا به زبان انگلیسی
- ترجیحاً دانشجو
- ترجیحاً مجرد
- .
- .
پارامترهای عمومی
منظورم از پارامترهای عمومی، چیزهایی مثل جنسیت، شخصیت و ویژگی‌های ظاهری و گفتاری یک فرد است. مثلاً شما برای یک حسابدار، شاید فقط به یک آقا نیاز داشته باشید.
بنابراین باید حتماً مشخص کنید که فقط به آقا نیاز دارید؛ وگرنه چند صد رزومه نامربوط برایتان ارسال می‌شود.
یا مثلاً فرض کنید قرار است کارمندی استخدام کنید که با مشتریان در ارتباط است؛ شغلی مثل پشتیبانی. چنین شخصی، نباید لهجه و گویش خاصی داشته باشد و باید خیلی عادی صحبت کند. یا اتفاقاً ممکن است برای یک شغل دیگر، به شخصی نیاز داشته باشید که لهجه خاصی داشته باشد؛ بنابراین حتماً این مورد را هم مشخص کنید.
یک پارامتر خیلی مهم و اساسی دیگر، شخصیت است. اگر مقاله شخصیت شناسی در کسب و کار را خوانده باشید، متوجه می‌شوید که چه تیپ شخصیت‌هایی وجود دارد و از کدام یک باید استفاده کنید.
نکتۀ مهم: به هیچ وجه شخصیت شناسی را سَرسَری نگیرید. اگر کارمندی استخدام کنید که تیپ شخصیتی مناسب شغلش را نداشته باشد، حسابی توی دردسر می‌افتید. منظورم تست و آزمون‌های سخت و پیچیده نیست؛ ولی با چند تا سوال ساده، سعی کنید متوجّه تیپ شخصیتش بشوید.
حقوق و مزایا
موضوع مهم بعدی، بحث حقوق و مزایا است.
دربارۀ حقوق و مزایا، صداقت داشته باشید. اگر حقوق او را دقیقاً مشخص کرده‌اید، بنویسید. اگر قرار است حقوق قانون کار بدهید، دقیقاً در یک قسمت بنویسید که حقوقش برابر قانون کار است. اگر هم حقوقش توافقی است یا کم‌کم زیاد می‌شود، باز هم دقیقاً همین را بگویید.
خلاصه که نه چیزی دربارۀ حقوق کم بگویید نه زیاد.
در مورد مزایا هم همینطور. اگر در شرکتتان برای کارمندها، سرویس رفت و آمد دارید، ناهار با شماست، اضافه کار می‌دهید، بیمه تکمیلی و بیمه تامین اجتماعی در نظر می‌گیرید، همه را بنویسید.
حتماً تشویق کارمندان را هم در نظر بگیرید. منظورم این نیست که دقیقاً همین را بنویسید. مثلاً چیزهایی مثل پاداش مناسب هستند.
گام دوم: آگهی استخدام
بعد از اینکه شرح شغل را مشخص کردید، باید بروید سراغِ آگهی استخدام.
در اینجا، در مورد نگارش آگهی و محیط‌هایی که بتوانید آگهی استخدام‌تان را منتشر کنید صحبت میکنم ولی توضیحات کامل و دقیق در مورد آگهی استخدام را میتوانید در دورۀ جامع کسب و کار بخوانید.
قبل از اینکه آگهی استخدام را منتشر کنید، حتماً چندین و چند بار نگارش آگهی را تمرین کنید. هر چیزی که می‌گویم را بارها و بارها بخوانید و تا مسلّط نشدید، آگهی اصلی را ننویسید.
نگارش آگهی استخدام
برای اینکه کسی آگهی استخدام شما را ببیند و درخواست بدهد، باید برای نگارش آن، به یکسری نکات اساسی و مهم توجه کنید.
وقتی شفاف ننویسید، خیلی راحت همه از کنار آگهی شما رد می‌شوند و هیچکس هم درخواست کار نمی‌دهد.
مورد بعدی، توجّه به نکات نگارشی است. به آگهی‌ای که قرار است منتشر کنید، اهمیت بدهید. اینطور نباشد که وقتی آن را نوشتید، حتّی یکبار هم نخوانیدش و سریع منتشرش کنید.
وقتی کامل متن آگهی استخدام‌تان را نوشتید، باید حداقل یکبار دیگر آن را بخوانید و مطمئن شوید که مشکل نگارشی نداشته باشد.
تمام مواردی که در گام اول مشخص کردید را خیلی دقیق در آگهی بنویسید. حتماً از ادبیاتی استفاده کنید که برای خوانندگان گنگ و گیج کننده نباشد.
بهتر است دقیقاً مثل یک مقاله، آگهی استخدام شما هم یک ساختاری داشته باشد. مثلاً ابتدای آگهی کمی دربارۀ شرکتتان توضیح بدهید و بعد شروع کنید به نوشتن مشخصاتی که در گام اول تعیین کرده بودید.
در آخر هم، حتماً یکسری نکات و راه‌های ارسال رزومه و برقراری ارتباط هم بنویسید، خیلی خوب می‌شود.
محیط‌های انتشار آگهی
خب . . .
بعد از اینکه آگهی استخدام را نوشتید، باید آن را منتشر کنید. محیط‌های مختلفی وجود دارند که بتوانید آگهی‌تان را منتشر کنید تا کسانی که دنبال کار می‌گردند، شما را پیدا کنند.
من 4 مورد که خیلی پرکاربرد هستند را توضیح می‌دهم:
بحث بهترین و بدترین نیس. برای خیلی از کسب و کارا، یک محیط مناسبه و برای خیلی‌ها، محیط‌های دیگه. پس تمرکزتون رو این باشه که بهترین محیط رو متناسب با شغلی که قراره استخدام کنین، انتخاب کنین.
سایت‌ها استخدامی
طی این چند سال اخیر، سایت‌های بسیار زیادی شروع به فعالیت کردند که کارشان، ثبت آگهی استخدام است. یعنی یکسری کارفرما، آگهی استخدام‌شان را ثبت می‌کنند و کارجوها هم برای هر کدام که شرایطش را داشتند، رزومه ارسال می‌کنند.
سایت‌های ای-استخدام، جابینجا، ایران استخدام و کاربوم، نمونه‌هایی از این سایت‌ها هستند.
کانال‌ها و پیج‌ها
دقیقاً مثل سایت‌ها، یکسری پیج‌ها در اینستاگرام و همینطور کانال‌هایی در تلگرام، همینکار را انجام می‌دهند. یعنی شما یک آگهی را به ادمین می‌دهید و به او می‌گویید که آن را در کانال یا پیجش قرار بدهد. ممکن است مخاطبینی در آن کانال یا پیج باشند که شرایط کار شما را ببینند و پیام بدهند.
سایت کسب و کارتان
اگر سایتی دارید که بازدید کننده دارد، میتوانید یک آگهی منتشر کنید که نیاز به اشخاصی در فلان موقعیت شغلی دارید. یا مثلاً یک بخش در سایت‌تان برای همکاری با ما مشخص کنید. ولی گزینه اول یعنی قرار دادن یک آگهی مشخص، خیلی بهتر است.
سایت‌های ثبت آگهی
چند سایت هم هستند که کارشان ثبت آگهی استخدام نیست و هر چیزی که فکرش را بکنید، در آن آگهی می‌شود. منظورم سایت‌هایی مثل دیوار، شیپور و امثال این‌هاست. آگهی استخدام در این سایت‌ها بد نیست ولی اگر دنبال تخصص می‌گردید، گزینه‌های دیگر بهتر هستند.
مقایسه محیط‌های انتشار آگهی
در جدول زیر، 4 محیط انتشاری که گفتم را باهم مقایسه کردم تا بهتر بتوانید تصمیم بگیرید.
گام سوم: مصاحبه
مرحله بعدی برای استخدام، مصاحبه است.
فقط افرادی را برای مصاحبه دعوت کنید که فکر می‌کنید یا کاملاً مطابق با ویژگی‌هایی که مشخص کردید هستند و یا نزدیک به آن؛ اصلاً وقتتان را با کسانی که شرایط کار در شرکت شما را ندارند، تلف نکنید.
بنابراین اینطور در نظر می‌گیرم که تمام افرادی که برای مصاحبه دعوت می‌کنید، رزومه مناسبی داشتند و فکر کردید که مناسب کسب و کار شما می‌توانند باشند.
برای مصاحبه، چند مهارت اساسی را باید یاد بگیرید:
- زمانبندی
- مدیریت جلسه
- مهارت شنیداری و گفتاری
- پرسیدن سوال‌های مهم
- مهارت برقراری تعامل دو طرفه
- آماده سازی اطلاعات ضروری
- و
- .
- .
در این مقاله، دو مورد اول را توضیح می‌دهم؛ بقیه موارد را به‌طور مفصل در دورۀ جامع کسب و کار توضیح داده‌ام. در این دوره، بجز یادگیری مهارت استخدام نیرو، هر چیزی که فکرش را بکنید دربارۀ منابع انسانی (اخراج، مدیریت منابع انسانی، برگزاری جلسات و . . .) و کسب و کار می‌آموزید.
خب؛ بریم ببینیم این دو مورد، دقیقاً چی هستند:
مهارت زمانبندی
مهارت برنامه‌ریزی کردن، در همه جای کسب و کارتان به دردتان می‌خورد. اصلاً اگر مقاله “باید و نبایدهای کسب و کار” را خوانده باشید، دیدید که گفتم نباید بیخیال برنامه‌ریزی کردن بشوید؛ چون یکی از اصلی‌ترین دلایل موفقیت، برنامه‌ریزی درست و اصولی است.
زمانبندی در مصاحبه کاری، به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید زمان مشخصی برای هر جلسه در نظر بگیرید و بتوانید هم به مصاحبه با تمام کاندیداها برسید و هم کارهای دیگرتان را انجام بدهید.
زمانبندی مشخصی برای هر مصاحبه داشته باشید و اینطور نباشد که به تمام کاندیداها بگویید مثلاً چهارشنبه از 8 صبح تا 8 شب، یک زمانی بیایند!
این کار کاملاً اشتباه است 😐
یک جدول زمانی درست کنید و برای هر شخص، یک ساعت مشخص در نظر بگیرید؛ مثل تصویر زیر:
بنابراین، اصلاً فراموش نکنید که بدون زمانبندی، شروع به استخدام و مصاحبه، کار درستی نیست.
یک نکتۀ مهم: تازه با اینکار، میتوانید متوجه شوید که چه کسانی منظم هستند و چه کسانی، نظم ندارند. اگر کسی ساعتی که گفته بودید نیومد، برنامۀ شما کاملاً بهم می‌ریزد و اگر هم بخواهید زمان کمی باهاش مصاحبه کنید، چیز زیادی دستگیرتان نخواهد شد!
مهارت مدیریت جلسه
مهارت بعدی که حسابی به کارتان می‌آید، مهارت مدیریت جلسۀ مصاحبه است.
اگر نتوانید به‌خوبی جلسۀ مصاحبه با کاندیداها را مدیریت کنید، در آخر هیچ چیزی دستگیرتان نمی‌شود و باز هم متوجه نمی‌شوید که دقیقاً چه کسی مناسب کسب و کار شماست.
سعی کنید برای تمام زمانی که دارید، مثلاً 45 دقیقه، کاملاً برنامه‌ریزی کنید. اینطور نباشد که 30 دقیقه درگیر صحبت‌های اولیه باشید.
همینکه در ذهن‌تان داشته باشید کافیست؛ نیاز نیست یک جدول درست کنید که از فلان ساعت تا فلان ساعت صبحت‌های اولیه و . . ! بیشتر دنبال این باشید که وقتی به دقایق آخر جلسه رسیدید، اصلی‌ترین موارد را بررسی کرده باشید و مثلاً 5 دقیقه آخر را برای جمع‌بندی صحبت‌ها در نظر بگیرید.
تمام چیزی که اهمیت دارد، این است که به هر چیزی که از جلسۀ مصاحبه نیاز داشتید، بدست آورده باشید؛ وگرنه وقتتان را هدر داده‌اید.
اگر نتوانید جلسه را مدیریت کنید، دو حالت بد پیش می‌آید:
اول اینکه شاید یک کارمند خیلی مناسب و عالی را بخاطر اینکه نتوانستید جلسۀ مفیدی با او داشته باشید، از دست بدهید.
دوم اینکه شاید چون نتوانستید جلسۀ کاملی داشته باشید، به اشتباه فکر کنید یک نفر مناسب کسب و کار شماست؛ که این دقیقاً یکی از اصلی‌ترین دلایل شکست کسب و کارها است!
بنابراین حتماً یک بازۀ زمانی مشخص کنید و طوری جلسه را جلو ببرید که به همه چیزی که دنبالش بودید، برسید.
گام چهارم: گزینش
در نهایت، وقتی که مصاحبه با کاندیداها تمام شد، باید شروع کنید به بررسی نهایی و گزینش.
گزینش کارمند مناسب، کار آسانی نیست. شما با چند نفر که رزومه خوبی داشتند، مصاحبه کردید و حالا باید ببینید که کدام یک از آنها، مناسب کار در کسب و کار شما هستند.
اگر فکر می‌کنید که در مرحله گزینش، نیاز به دقت زیادی نیست و سریع میتوانید یک نفر را انتخاب کنید، حسابی در اشتباهید!
برای گزینش دقیق و اصولی یک کارمند، باید به دو مورد اساسی حتماً توجّه کنید:
غلبه منطق بر احساس
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که مدیران کسب و کارها می‌کنند، احساسی گزینش کردن است. یعنی وقتی موقع انتخاب یک نفر از کاندیداها می‌شود، احساسی تصمیم می‌گیرند و از منطق‌شان چندان استفاده نمی‌کنند.
اگر احساسی یک کارمند را گزینش کنید، مطمئن باشید خیلی زود به مشکل می‌خورید. وقتی یک نفر که صلاحیت کاملی نداشته امّا شما بخاطر اینکه به احساستان نسبت به عقل و منطق‌تان بیشتر اهمیت دادید، استخدامش کردید، می‌تواند خیلی راحت اوضاع شرکتتان را بهم بریزد.
مثلاً فکر کنید یکی از کاندیداها، به شما می‌گوید که دلیل اصلی‌اش برای کار کردن، یک مقدار پولی است که نیاز دارد.
اگر بخواهید احساستان را در اولویت بگذارید، این شخص را استخدام می‌کنید و اصلاً هم توجه‌ای به این موضوع ندارید که شاید علاقه و انگیزه‌ای برای کار کردن در شرکت شما نداشته باشد و برایش مهم نیست هم خودش و هم کسب و کار شما، چقدر پیشرفت کند.
در مقالۀ “5 نکتۀ مهم در مدیریت” گفتم که یکی از اصلی‌ترین نکته‌ای که هر مدیری باید بداند، استخدام منطقی، درست و اصولی کارمندان است؛ نه احساسی!
تشخیص مناسب‌ترین فرد
آخرین موردی که باید حسابی حواستان باشد، تشخیص مناسب‌ترین فرد است.
ببینید، ممکن است چند نفر هم رزومه خوبی داشتند، شرایط‌شان مناسب بوده و هم مصاحبه خوبی با آنها داشته‌اید؛ ولی شما باید بگردید دنبال بهترین و مناسب‌ترین شخص بین تمام آنها.
قطعاً یکسری تفاوت‌ها بین کاندیداها وجود دارد.
وقت بگذارید و خوب بررسی کنید که برای فلان موقعیت شغلی که دنبالِ کارمند بودید، کدام یکی از کاندیداها، بهترین گزینه خواهد بود.
یکی از بهترین راه‌هایی که بتوانید تشخیص بدهید کدام یکی از آنها مناسب هستند، پرسش یکسری سوال‌ها در مرحلۀ قبل یعنی مرحلۀ مصاحبه است. تمام این سوال‌های مناسب را که به شما کمک می‌کند خیلی راحت بتوانید بهترین شخص را انتخاب کنید، به‌طور کامل در سرفصل منابع انسانی دورۀ جامع کسب و کار گفته‌ام.
خلاصه اینکه . . .
استخدام کردن، اصول و گام‌های مخصوص به خودش را دارد و نمی‌شود همینطوری یک آگهی ثبت کرد و یک نفر را استخدام کرد. مگر اینکه بخواهید کسب و کارتان را نابود کنید.
کارمندان، نقش مهمی دارند؛ شما هیچوقت بدون کارمند نمی‌توانید کسب و کارتان را رشد بدهید و دنبال مشتری باشید. تازه اگر بهترین محصول و خدمات هم داشته باشید، بدون کارمند هیچوقت فروشی نخواهید داشت.
توصیه میکنم هر بار که قرار بود کارمندی استخدام کنید، بیاید و دوباره این مقاله را بخوانید.
این هم از گام به گام استخدام.
راستی شما تاحالا خاطره یا تجربه‌ای از استخدام کارمند داشتید؟ خوب یا بد؛ حتماً در بخش دیدگاه‌ها بنویسید تا باهم دربارش صحبت کنیم.
موفق باشید 😊